Tämän kirjoituksen tarkoitus ei ole pelästyttää tulevia yhdistyksen tai jaostojen tapahtumista vastuussa olevia luottamustoimijoita. Lähinnä olen entisenä jaoston tapahtumakoordinaattorina halunnut aukaista tapahtumiin liittyvää taustatyötä. Tässä kuten muissakin luottamustoimijarooleissa on monenmoista tehtäväkirjoa, mikä ei näy suoranaisesti jäsenille.
Kaikissa jaostoissa ei ole tapahtumakoordinaattorinimikkeellä toimivia. Tapahtumia järjestävät silloin jaoston hallituksen jäsenet.
Yhdistyksessä ja jaostoissa on monimuotoisia tapahtumia. Jotkut niistä, kuten matkat, vaativat melkoisesti työtä vastuuhenkilöltä. Tässä on otettu esimerkkinä jokseenkin normitapahtuman kuten ravintola-/hotellitutustumisen juoksutus. Lähtökohtana esimerkille on, että yrityksen kanssa on jo aiemmin sovittu vierailu joko yrityksen tai tapahtumakoordinaattorin aloitteesta.
Päivä 1 Tapahtuman yksityiskohdista sopiminen yhdessä yritysedustajien kanssa
Päivä 2 Muutama viikko ennen tapahtumaa
- tapahtuman vienti Lyyti-tapahtumahallintapalveluun avoimeksi ilmoittautumisille
Päivät 3-10 Tapahtuman seuranta
- ilmoittautumisten seuranta kuten mahdollisten tuplailmoittautumisten poisto, väärien sähköpostiosoitteiden korjaus (vahvistus ilmoittautumisesta ei saavu), jäsenten lisäkysymyksiin vastaaminen, peruutusten tekeminen tarvittaessa (jos vahvistusviesti hävinnyt)
Päivä 11 Ilmoittautumisen deadlinen jälkeen
- ilmoitus tapahtuman yritysedustajille henkilömäärästä ja ruokarajoitteista
- vierailun viime hetken yksityiskohdista sopiminen yritysedustajien kanssa
- vahvistussähköpostiviesti ilmoittautuneille
- mahdollisten viime hetken peruutusten käsittely ja yhteydenpito jonossa oleviin paikkaavuudesta
- mahdollisten peruutusmaksujen hoito
Päivä 12 Tapahtumapäivä
- tapahtumapaikalla olo noin puoli tuntia ennen muita osallistujia yritysedustajien tervehdykseen
- osallistujien vastaanottaminen ja ilmoittautumisen tarkistus
- vierailun jälkeen kiittäminen yrityksen edustajia ja muita osallistujia
- tapahtumasta lyhyen yhteenvedon tekeminen jaoston Facebook-sivulle
- mahdollinen yhteydenpito yrityksen edustajiin tapahtuman kulusta ja annista
Tapahtuman päätyttyä on aina ilo saada kiitokset niin yrityksen edustajilta kuin osallistujilta. Tässä kohtaa ei edes muista, mitä kaikkea pientä sälää kyseessä olevan tutustumisvierailun synnyttäminen vaati. Tapahtumien junailusta ja ihmisistä, joille vapaaehtoisesti työtä tekee, tulee kylläkin pitää – muuten tuntuu ”työltä”. Samalla oppii tuntemaan ihmisiä ja verkostoitumaan sidosryhmien kanssa. Ja ennen kuin huomaakaan, on jo suunnittelemassa tai järjestämässä seuraavaa tapahtumaa.
Kuvat: Sari Ollikainen
#sihteeriyhdistys #minunsihteeriyhdistys #enemmänyhdessä #ilotoimiayhdessä
Hyvä teksti Sari! Tämän allekirjoittavat varmasti kaikki, jotka tekevät vapaaehtoisena tapahtumanjärjestäjän hommia. Ja miksei myös ansiotyössään. Ja sain tästä muistutuksen, että lupasin tehdä oman jaostoni tapahtumajärjestäjän lyhyen huoneentaulun tapahtuman järjestämisestä, siihenkin tämä on oiva apu!
ISO KIITOS!!
Selkeät ja tärkeät asiat huomioivat ohjeet, Sari! Arvostan myös aikataulutusosuutta. Tämä on hyvä tarkistuslista kokemattomalle ja kokeneemmallekin tapahtumanjärjestäjälle.
Hih, olipa hyvä muistutus tapahtumajärjestämisen ”sälästä”! Kokemuksen myötä sitä ei tosiaan huomaakaan, että kyllähän siinä kaikenlaista on. Mutta kokemus myös opettaa laittamaan kaikki mahdolliset tiedot jo ensimmäiseen viestiin, niin säästyy edes hieman lisäkysymyksiltä. Ja tosiaan Lyyti; onneksi meillä on se! Lyytin automaattitoiminnot (ajastetut viestit, raportit, jonotus…) helpottavat hommaa niin paljon. Toivottavasti alkanut syksy ja viimeistään sitten ensi kevät sallivat meille edelleen upeita tapahtumia!
Kyllä hattua nostan – ja korkealle – kun tiedän, mitä kaikkea vapaaehtoisvoimin jaostoissa touhutaan! Tampereellakin kun on ollut todella paljon tarjontaa. Valinnanvaikeutena vain runsaudensarvi. Juuri tänään 1.10. on #järjestöjenpäivä, ja lippu on tangossa Miina Sillanpään ansioista, mutta samalla on lupa liputtaa myös kaikille järjestötoimijoille!