Assistentin tehtävä on tukea esimiestään, johtotiimiä ja muita työkavereita saavuttamaan organisaation tavoitteita. Esimiehen tai työkaverin saama hyöty tuo assistentille merkityksellisyyttä ja kokemusta siitä, että voi omalla ammattitaidollaan vaikuttaa ja olla osa yrityksen ja yhteisön menestystä. Työelämän kiihtynyt tahti, tehokkuus ja viestinnän tulva ja työ, jota assistentti tekee sisäisestä motivaatiosta pulppuavana toisen hyväksi, asettavat haasteita. Omat tarpeet ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen saattavat unohtua. Itsensä johtaminen on tässä paletissa tärkeä työelämätaito.

Johdon assistentille esimiehen kalenteri ja häneltä tulevat toimeksiannot sanelevat pitkälti, mitä työpäivien ja -viikkojen ja tulevien kuukausien työpäiviin liittyy ja millä intensiteetillä töitä tehdään. Muissa assistentin tehtävissä esimiehen kalenteri ei välttämättä ole niin suuressa roolissa, vaan työ on yksikön tai tiimin asioiden kokonaisvaltaista koordinointia tai jonkun tietyn osa-alueen hoitamista. Assistenttien tehtävät ja vastuut eroavatkin toisistaan riippuen siitä, minkälaisessa assistenttipositiossa on. Yhteistä tehtäville kuitenkin on se, että jonkun muun työ ja tavoitteet tulevat oman työn edelle.

Kiinnostuin itsensä johtamisesta aikana, jolloin toimin johdon assistenttina. Pidin paljon työstäni, mutta työpäivät venyivät usein eikä taukojakaan tullut juuri pidettyä. Tein töitä enemmän kuin olisi ollut tarpeen ja muistan usein ajatelleeni, missä välissä teen ns. omat työt. Työnantajani oli valmentanut esimiehiä jo jonkun aikaa itsensä johtamisen taidoissa ja heräsin itsekin miettimään, kuinka voisin voida vielä paremmin, kuinka voisin johtaa työtäni ja itseäni tehokkaammin ja kuinka voisin kehittyä työssäni. Onneksi itsensä johtamisen valmennus laajentui koskemaan koko henkilöstöä ja pääsin itsekin mukaan. Siitä alkoi minun matkani.

Tunne itsesi, johda itseäsi

Itsensä johtamisessa kaikki liittyy kaikkeen. Sinä suhteessa itseesi ja muihin. Assistentin työssä olet usein tapahtumien keskipisteessä ja pidät monia lankoja käsissäsi. Ei ole epäselvää, tarvitseeko assistentti taitoa johtaa työtään ja siinä samalla vähän muidenkin.

Auttaminen ja ystävällisyys ovat assistentille usein luontaisia ydinvahvuuksia. Jos assistentti ei tunne rajojaan eikä johda työtään ja itseään, tekemisillä on toisenlainen paino- ja prioriteettiarvo ja vaikuttamismahdollisuudet oman työn johtamiseen ovat vähäisemmät. Kuinka johtaa itseään ja työtään, jos auttamisen halu on arvopohjaista ja osa persoonallisuutta? Tuntemalla itsensä. Kun tunnet itsesi, osaat paremmin hallita aikaasi ja siten hyvinvointiasi.

Teoreettisesti itsensä johtamisessa tarkastelemme tietoisesti itseämme ja johtamisosaamistamme kehon, mielen, tunteiden, arvojen ja työn kautta. Viitekehyksessä puhumme Oy Minä Ab:stä ja sen osastoista. Itsensä johtamisen ytimessä on oman osaamisen kehittäminen ja uudistuminen. Uudistumiseen sisältyy kolme osa-aluetta: hyvä itsetuntemus, riittävä itseluottamus ja reflektointi eli itsetutkiskelu.

Lähde: Hälsä/Pertec Consulting

Elämänjanasta itsetuntemusta

Itsetuntemuksen syventämiseen hyvä ja simppeli harjoitus on tarkastella omaa elämänjanaa. Konkreettisesti sen voi tehdä piirtämällä paperille (kyllä, kynä ja paperi on paras) janan, johon toiseen päähän kirjoittaa 0 ja toiseen nykyhetken. Seuraavaksi janalle merkitään vuodet ja tärkeät tapahtumat elämässä, ne hyvät ja huonot syntymästä lähtien. Sen jälkeen janan eri kohtiin voi kirjoittaa tai piirtää lisätietoja. Merkintöjen avulla voit reflektoida elämäsi tapahtumia. Tunnistatko asiat, kohtaamiset, sattumukset, jotka ovat muovanneet sinusta sinut? Millaisia toimintamalleja ja rooleja havaitset itsessäsi? Miksi valintasi ovat niitä, joita olet tehnyt? Saitko itse vaikuttaa valintoihisi vai ajauduitko tilanteesta toiseen? Kuinka siedät epävarmuutta? Luotatko itseesi? Mihin suuntaan luontainen ajattelusi sinua vie, hyvään ja toiveikkuuteen vai asioiden saranapuolelle? Onko nykyisessä sinussa jotain, minkä tutkiskelun pohjalta haluaisit muuttaa tai mitä haluaisit itsessäsi kehittää? Löytyykö elämänjanasta ns. punaista lankaa tai yhteisiä tekijöitä?

Elämänjanasta syntyvä syvempi tarina sinusta tuo esille uusia ulottavuuksia ja oivalluksia, joita et välttämättä ole aikaisemmin ajatellutkaan. Harjoitus kannattaa tehdä huolella ja keskustella siitä itselle tärkeiden ja luotettavien henkilöiden kanssa.

Itsetuntemuksen lisäämiseen on olemassa paljon erilaisia testejä, itsearvioita ja rentoutumis- ja tietoisuusharjoituksia. Niiden tehtävä on auttaa tiedostamaan omaa käyttäytymistä ja erilaisia kehittymistarpeita. Kyse on enemmänkin siitä, miten paljon olet valmis itseesi panostamaan ja miten syvällisesti haluat itseäsi tutkia. Itsetuntemusta syventämällä myös itseluottamuksesi lisääntyy.

Yksi kiinnostava testi on persoonallisuustesti
16personalities.com/personality-types

Arjen reflektointia, pieniä tekoja

Omien toimintatapojen ja käyttäytymisen reflektointi auttaa ymmärtämään itsensä lisäksi myös toisia. Reflektointi on itseen kohdistuvaa tutkiskelua, mutta myös palautteen pyytäminen muilta auttaa jäsentämään ajatuksia ja omaa käyttäytymistä. Yksi tapa on joko työpäivän tai viimeistään työviikon lopuksi reflektoida mennyttä työviikkoa, kohtaamisia, vuorovaikutustilanteita, onnistumisia, haasteita, kehittämistarpeita ja edistymisiä. Samalla tulee tehdyksi suunnitelmaa seuraavalla työviikolle kuin itsestään. Pieniä tekoja ja päätöksiä voi tehdä joka päivä. Seuraavassa viisi vinkkiä:

1. Ei -sanan käyttö. Itsestäni tiedän, että tämä ei ole helppoa, mutta sen avulla hallitset paremmin aikaasi ja työtäsi. Asiat eivät ole samanarvoisia, laita ne järjestykseen aikatauluttamalla ja vaalimalla aikaasi.
2. Armollisuus itseä kohtaan. Riittävän hyvä riittää. Täydellisyyttä ei tarvitse tavoitella, vaikka se olisikin ollut osa sinua näihin päiviin asti.
3. Ennakoi ja suunnittele niin paljon kuin voit, jätä myös jouston varaa. Jari Sarasvuolta joskus kuulemani oman työn johtamisoppi on yksi minun lemppareistani. Sovi mitä tehdään – tee mitä sovitaan – suunnittele työsi – työskentele suunnitelmasi.
4. Tunnista omat työtapasi, paras vireystilasi ja vahvuutesi, tee asioita niiden pohjalta. Jos olet aamuvirkku, käytä työpäivän ensimmäiset tunnit tärkeimpiin töihin. Tuunaa työtäsi itsellesi merkityksellisemmäksi ja hyödynnä surutta ja tuo vahvuuksiasi esiin työssäsi. Hyvinvointisi taatusti lisääntyy.
5. Pysy uteliaana. Utelias mieli pitää vireänä ja auttaa uudistumaan ja kehittymään. Tee asioita, jotka haastavat ja vievät sinua venymisalueelle.

Omien vahvuuksien kartoittamista voi tehdä VIA-testin avulla. https://www.viacharacter.org/survey/account/register

Vaikka moni luulee tuntevansa itsensä, todellisuudessa matka itseen on elämän mittainen. Itsensä johtamisen osa-alueiden, fyysisen, psyykkisen, sosiaalisen, henkisen ja ammatillisen kunnon, tasapaino on älykästä itsensä johtamista. Kun kiinnitämme huomioita kaikkiin Oy Minä Ab:n osastoihin, tunnemme itsemme paremmin ja pidämme huolta tehokkuudestamme, uudistumisestamme ja hyvinvoinnistamme ja mikä parasta, elämme parempaa elämää.

Lukuvinkki: Pentti Sydänmaanlakka, Älykäs itsensä johtaminen, näkökulmia henkilökohtaiseen kasvuun, Talentum 2010.

Kuvat: oma arkisto, Pixapay.