Työntekijöiden siirtyminen maaliskuussa etätyöhön salamavauhdilla aiheutti luonnollisesti kaikissa yrityksissä tukitoimintojen työn myllerryksen. Myös omassa 1700 henkilön organisaatiossani HR:n ja viestinnän työskentely sai ylimääräisen virtapiikin. Kriisiviestintäsuunnitelmista siirryttiin toteutukseen lennossa. ”Ladies and gentleman, this is not an exercise.”
Ihmisten tiedon ja ohjeiden tarve oli huutava. Hyvin nopeasti oli selvää, että vaikka tilanne oli epäselvä, hallituksen ohjeet elivät päivittäin eikä kukaan osannut ennustaa tulevaa. Yrityksen piti laatia selkeät ja yksiselitteiset ohjeet.
Tärkeintä oli kertoa, missä työtä saa ja voi tehdä
Keskeisimpiä kysymyksiä, joihin piti vastata heti ensimmäisten päivien aikana, olivat:
- kuka siirtyy etätöihin ja millä aikataululla
- miten erilaiset työsopimukseen kuuluvat henkilöstöedut, esimerkiksi vakuutukset, ovat voimassa etätyössä
- miten tulee toimia työnantajan ja työterveyshuollon suuntaan, jos epäilee virustartuntaa
”Ladies and gentleman, this is not an exercise.”
Viestinnän pääkanavaksi valikoitui intranetiin perustettu oma koronasivusto, johon koko henkilöstö ohjattiin kaikille lähetetyillä sähköposteilla. Kysymyksiä sai lähettää HR-sähköpostiin ja Yammeriin. Kysymykset kerättiin yhteen ja niihin vastattiin sitä mukaa kun vastauksia löytyi. Myös valmius lähettää tekstiviestit kaikille laitettiin kuntoon, vaikka sitä ei nyt tarvittukaan.
Näiden ensimmäisten päivien aikana THL:n virallisten ohjeiden ja uutisten seuraaminen, yhteydenpito työterveyshuoltoon ja vakuutusyhtiöön sekä yhteistyö yrityksen johtoryhmän kanssa täytti kaikkien HR:n ja viestinnän tekijöiden päivät ja illatkin. Oman WhatsApp-ryhmän kautta suunnittelimme viestintää ja jaoimme tietoja sitä mukaa kun niitä saimme. Virallista ohjesivuamme päivitimme aluksi kaksi kertaa päivässä. Jokainen päivitys merkittiin selkeästi, jotta uusin tieto löytyi helposti.
Opimme tästä paljon
Olemme jo keränneet yhteen ajatuksia siitä, mitä opimme tästä. Huomasimme, että kriisivalmius ei ollut niin hyvällä tasolla kuin sen pitäisi olla.
Jatkossa osaamme paremmin varmistaa, että kaikki oleellinen tieto kerätään yhteen paikkaan. Muistamme myös sopia työnjaosta tarkasti, ja varaamme saapuvien kysymysten vastaanottoon riittävästi resursseja.
Totesimme, että WhatsApp on hyvä kanava viestintäryhmän sisäiseen alkuvaiheen nopeaan yhteydenpitoon ja tehtävien tarkistamiseen. Yksi yhteinen nopea viestintäakanava parantaa ydinryhmän tiedonvälitystä.
Huomasimme, että henkilöstölle pitää olla tarjolla riittävän monta kanavaa, joissa kysymyksiä voi esittää. Virallisia ohjeita sen sijaan voi jakaa vain yhdellä kanavalla, muuten liikkeellä on pian ristiriitaista tietoa. Virallista kanavaa (joka meillä oli intranet) tukemaan sopivat sähköpostit, uutiskirjeet ja Yammer, mutta kaikissa näissä ohjataan alkuperäisen tiedon äärelle. Mitään omia erillisiä ohjeistuksia tai lyhennelmiä ohjeista ei pidä tehdä.
Etätyötä voi tehdä myös luonnossa. Kriisiaikana työskentely puutarhassa on ihanan rauhoittavaa.
Helpotuksen (väli)huokaus
Vaikka viruksen aiheuttama poikkeustila ei ole vielä suinkaan ohi, akuutein kriisiviestintävaihe on toistaiseksi päättynyt. Kysyimme lyhyellä fiiliskyselyllä henkilöstöltä ”Miten meni?”. Vastukset lämmittivät mieltä: työantajan toiminta arvioitiin koronan aiheuttamassa poikkeustilanteessa hyväksi, keskiarvosana 8,2 (asteikolla 1-10). Kiitosta annettiin mm. työnantajan joustavuudesta sekä ajantasaisesta ja avoimesta tiedottamisesta.
Lisää uskoa tilanteen normalisoitumiseen antaa varmaan myös uusin, jopa sympaattinen viestimme, joka kertoo siitä, että nyt voimme jo keskittyä pienempiin asioihin:
Viherkasvien valontarve
Pidetään toimiston viherkasvit hyvinvoivina sälekaihtimien avaamisella! Viherhuoltokäyntien yhteydessä on huomattu, että koronan vuoksi tyhjentyneissä toimistotiloissa on sälekaihtimia jäänyt kiinni. Muistutuksena, että pimeässä kasvit alkavat nopeastikin voimaan huonosti, kun saatavilla ei ole edes lampuista tulevaa keinovaloa. Pyrittehän siis pitämään toimistolla sälekaihtimia auki mahdollisimman paljon. Mikäli aurinko häikäisee, ja kaihtimet tarvitsee sulkea, niin avaattehan ne uudelleen heti kun aurinko on väistynyt. Kasvit kiittävät!
Millaista säpinää epidemia-aikaan siirtyminen muilla työpaikoilla aiheutti? Miten teillä onnistuttiin kriisiviestinnässä?
Todella ajankohtainen aihe, josta saa vinkkejä omaan toimintaan.
Hyvä kirjoitus, ja kuulostaa niiin tutulta! Etätöissä ollaan, ja hyvin on sujunut. Meilläkin johto, viestintä ja HR ovat handlanneet tilanteen mielestäni oikein hyvin, mutta isossa organisaatiossa ohjeiden antaminen on yllättävän vaikeaa. Henkilöstöryhmiä ja työtehtäviä on melkoinen kirjo erilaisia, ja yksi ohje ei mitenkään sovi tai ole tyhjentävä kaikille. Tarkentavia kysymyksiä tulee paljon, ja niihin on vastattu mahdollisuuksien mukaan. Toisaalta tulee myös mieleen, että omakin järjen käyttö olisi sallittua. Ihan kuin jotkut tarkoituksella eivät haluaisi ymmärtää viestiä ja etsimällä etsisivät kohtia, mistä voi huomauttaa tai olla eri mieltä. Huvinsa kullakin, mutta turhaan se rasittaa jo muutenkin ylimääräistä ponnistusta vaativassa tilanteessa niitä, jotka meitä tästä eteenpäin luotsaavat.
Kiitos Marja! Todella tärkeä kirjoitus täynnä hyviä pointteja!
Meidän pieni organisaatio on sopeutunut tilanteeseen hyvin. Joka maanantainen Teams-palaveri koko henkilökunnalle on hyödyllinen. Siihen osallistuu sellaisetkin, jotka eivät juuri toimistolla siinä käy, normaaliaikana kokoonnumme joka toinen maanantai.
Tällä viikolla vastaamme etätyökyselyynkin, sen tuloksista on varmasti hyötyä etätyöskentelyn jatkokehitykseen ja johtoryhmä saa vinkkejä, miten ihmiset jaksavat pitkäkestoisessa etätyössä.
Kiitos Marja hyvästä kirjoituksesta.
Meidän pieni organisaatio on ilmeisen ketterästi jaksanut poikkeusajan. Ohjeita eri tilanteisiin ollaan saatu hyvin ja esimiehenkin kanssa jutellaan tuntemuksista kerran viikossa, joskus useamminkin. Sekin on ollut vaihtoehtona, että voi mennä töihin, kunhan siitä ilmoittaa saman kerroksen ihmisille.
Tällä viikolla vastaamme kattavaan etätyökyselyyn, jonka tuloksista näkyy toivottavasti kattavasti ihmisten fiilikset ja sen avulla kehitetään etätyöskentelytaitoja.
Itse -assarin, viestijän ja tyhy-ihmisenkin roolissa vedän erilaista naruista, että saan asiat osaltani onnistumaan ja että kollegoilla olisi hyvä olla.
Hyvä kirjoitus Marja 🙂 Kovin tutulta kuulostaa! Säännöllisellä, avoimella ja johdonmukaisella sisäisellä viestinnällä on meilläkin luotu luottamusta ja psykologista turvallisuutta. Henkilöstö on koko ajan tiennyt missä mennään.
Tämä on hyvä muistutus, että henkilöstölle pitää olla tarjolla riittävän monta kanavaa, joissa kysymyksiä voi esittää. Virallisia ohjeita sen sijaan voi jakaa vain yhdellä kanavalla, muuten liikkeellä on pian ristiriitaista tietoa.