Käsi ylös, kuinka monen työnkuvaan liittyy nykyään kirjoitettu viestintä, tavalla tai toisella? Aivan. Vaikuttaa siltä, että hyvin harvassa ovat nykyään työt, jossa ei tarvitse tehdä jonkinlaista ohjetta, tiedotetta tai tiivistelmää.

Arkinenkin viestintä kaipaa laatua

Ihmisten vaatimukset työpaikan kirjoitetuille viesteille ovat kasvaneet. Halutaan saada tiivistä, omakohtaista tietoa, perusteluja, mutta samalla myös viihtyä. Sosiaalisen median kanavat ovat näyttäneet, kuinka Verohallintokin voi olla informatiivinen ja hauska samaan aikaan.

Lyhyenkin ohjetekstin kirjoittaminen aiheuttaa minulle monesti päänvaivaa. Tekstillä on jokin tavoite ja tarkoitus, mutta miten saan lukijan kiinnostumaan ja lukemaan sen, ymmärtämään sisällön ja jopa mahdollisesti toimimaan tekstin tarkoittamalla tavalla?

Tarkoitan tässä tekstissä arki(sella) viestinnällä työyhteisön sisäisiä ohjeita ja muita asiapitoisia, lyhyehköjä viestejä, joilla halutaan välittää tietoa ja ohjata toimintaa.

Kiinnostaako ketään?

Organisaatioviestintä on perinteisesti ollut tietojen ja ohjeiden välittämistä. On pyritty asiapitoisuuteen ja asiallisuuteen, tärkeintä on ollut organisaation näkökulma. Lopputuloksena on usein viesti, joka ei herätä kiinnostusta, saati haluttua toimintaa. Tällainen viestintä etäännyttää henkilöstön ja viestijät toistaan.

Olen pohtinut, miten juuri ne arkiset ja välttämättömät yrityksen viestit voisi muotoilla niin, että ne kiinnostavat ja samalla välittävät positiivista kuvaa työnantajasta. Miten olla kiinnostava ja positiivinen myös asiallisten aiheiden äärellä?

Neljä vinkkiä viestien muotoiluun

Laitan tähän itselleni avuksi olleita vinkkejä työpaikan ohjeviestien muotoiluun. Todella mielelläni kuulisin myös sinun vinkkisi!

Huomioi erilaiset vastaanottajat

• Työpaikalla viestintää harvoin voi kohdistaa vain tietyntyyppisille vastaanottajille. Joku haluaa aina faktat ja selkeät toimintaohjeet, toinen kaipaa esimerkkejä, kolmas yhdellä vilkaisulla hahmotettavan kokonaisuuden.
• Mieti, voitko viestiä vahvistaa toistamalla kirjoitetun asian vaikkapa numeroin ja faktoin, esimerkkitarinalla tai kuvalla ja kaaviolla, jotta erityyppiset vastaanottajat hahmotavat asian itselleen sopivalla tavalla. Voiko ohjeesta tehdä videon, voiko sen kertoa myös suullisesti?

Muotoile viestin asia ja tunne

• Mikä on asiasi pihvi? Laita tärkein asia alkuun, otsikkoon ja mahdolliseen ingressiin. Perusteluiden ja taustoituksen paikka on myöhemmin. Mieti, mitä vastaanottajalle jää viestistä mieleen, jos hän lukee vain otsikon ja kolme ensimmäistä lausetta, sillä moni todellakin lukee vain ne.
• Käytä positiivisia sanoja, vältä ei-sanoja ja kieltoja. Jokainen lähettämäsi viesti herättää jonkinlaisen tunteen, olipa asia mikä hyvänsä. ”On kiellettyä jättää likainen kahvikuppi tiskialtaaseen” aktivoi erilaisen tunteen kuin ”Kiitos kaikille aktiivisille kahvikuppi-tiskareille yhteisen viihtyisyytemme parantamisesta. Muistetaan kaikki, että kuppien paikka on puhtaana kaapissa”.
• Käytä kuvia, kaavioita ja adjektiiveja viisaasti. Vahvista ja toista niiden avulla viestiä, älä sekoita tai koristele turhaan.
• Toisin kuin esimerkiksi harrastusryhmissä, viestintää kannattaa ajatella passiivisen vastaanottajan kautta. Houkuttele passiivinenkin vastaanottaja lukemaan ja toimimaan viestin selkeydellä ja helppoudella.

Mitä konkreettista toivot tapahtuvan?

• Jos haluat, että joku toimii, sano se selkeästi. Vastaa kysymyksiin kuka, mitä ja milloin.
• Puhuttele suoraan lukijaa, unohda passiivi.
• Helpota oikein toimimista: laita ohjeet selkeästi toimintajärjestyksessä, anna aikataulu ja lisää linkit joiden avulla pääsee eteenpäin.
• Tarjoa lisää tietoa, kerro kuka voi auttaa. Muista kiittää ja kannustaa!

Vahvista viestiä eri kanavissa

• Yrityksessä on usein sovittu, mikä on pääasiallinen viestintäkanava. Sen käyttäminen ei kuitenkaan riitä. Tue viestin läpimenoa linkittämällä sitä eri kanaviin. Jos intranet on pääkanava, voit jakaa linkin sähköpostilla, tehdä tiivistelmän Yammeriin tai julkaista päivityksen WhatsApp-ryhmässänne.
• Tärkeää on, että kaikki viestit johdattavat sen Master-viestin ääreen, jotta eri alustoilla ei välity erilainen versio asiasta.

Nämä neljä kohtaa ovat auttaneet itseäni jokapäiväisen viestinnän muokkaamisessa. Ne auttavat tekemään viesteistä ”asiakaslähtöisiä” ilman ylimääräistä ajankäyttöä tai monimutkaista suunnitelmaa.

Alla vielä esimerkki viestin muotoilusta. Kumman lukisit mieluummin?

Kaksi tapaa kertoa Pilkku ja Piste Oy:n uudesta arkistosta. Kumpi houkutelee lukemaan, kummasta jää parempi tunne?