Sihteeriyhdistys julkaisi 50-vuotishistoriikin kymmenen vuotta sitten, lokakuussa 2010. Toimituskunta teki uskomattoman työn kasaten viidenkymmenen vuoden aineistosta tiivistelmän 165-sivuiseen historiikkiin.

Yhdistyksen alkutaipaleesta USA:n The National Secretaries Association (NSA) -sihteerijärjestön Helsinki Chapteristä nykyiseen ympäri Suomea kymmenen jaostoa käsittävään yhdistykseen on mahtunut monta vaihetta. NSA perustettiin 1942 ja oli maailman laajin samaa ammattikuntaa olevien naisten yhdistys.

50-vuotishistoriikkeja on vielä jonkun verran jäljellä – ottakaa yhteyttä minuun. Sisältö on mitä mielenkiintoisinta luettavaa.

Sana ”sihteeri”

Sihteeri viittaa latinan sanaan secretarius ”salainen, salaisuus”. Se tarkoitti alun perin henkilöä, jolle on uskottu päämiehen salaisuuksia.

Sana ”secretary” on ollut englannin kielessä ainakin 500 vuotta. Ranskassa ”secretaire” tarkoitti uskottua miestä, myös puhtaaksikirjoittajaa ja asioiden järjestäjää.

Sihteeri toimi alun perin kuninkaan puolesta valtion asioiden kirjeenvaihdossa. Nimike levisi myöhemmin yritysmaailmaan ja julkishallintoon, josta tulee englantilainen virkanimi ”Secretary of State”.

Toimistotyössä nimike tarkoitti aluksi henkilöä, joka kirjoittaa koneella tai ottaa sanelua.

Nykyisin sihteeri määritellään henkilöksi, joka hallitsee monipuolisesti toimistotaidot, kykenee itsenäisesti hoitamaan vastuita ilman valvontaa, osoittaa arviointi- ja aloitekykyä ja tekee päätöksiä toimivaltansa puitteissa.

Vuoden sihteeristä Sihteeriyhdistyksen tavaramerkki

Otan esille muistin virkistämiseksi Vuoden sihteeri -tittelin, joka on suojattu. Tämä seuraava ote on luettavissa 50-vuotishistoriikista.

Ajatus kaksi kertaa valitun Vuoden sihteeri -tittelin rekisteröimisestä Sihteeriyhdistyksen PR-käyttöön heräsi eloon Finlandia-talolla syksyllä 1990 pidettyjen luentopäivien jälkeen. Tittelin päivillä saanut Lea Kevin sai huomattavaa julkisuutta eri medioissa, ja yhdistys toivoi, että Vuoden sihteeri -nimen suojaaminen toisi valinnalle vakiintuneen aseman ja lisäisi entisestään sen julkista kiinnostavuutta.

Myönteinen päätös Patentti- ja rekisterihallitukselta saatiin vuonna 1992. Nimen lisäksi se suojasi Vuoden sihteeri -logon, jota alettiin käyttää valinnan yhteydessä. Rekisteröintiprosessin aikana yhdenmukaistettiin myös Vuoden sihteeri -valintaperiaatteita: uusi keulakuva päätettiin valita vastedes joka toinen vuosi ja julkistaa syksyn luentopäivien yhteydessä. Samalla perustettiin projektiryhmä, joka sai tehtäväkseen laatia jaostoille tarkat ohjeet Vuoden sihteerin valintamenettelystä.

Suojattu Vuoden sihteeri -logo

Vuonna 1994 ohjeita täydennettiin muutamalla lisäyksellä. Vuoden sihteeri -kandidaatiksi ei enää uusien sääntöjen mukaan kelpuutettu istuvaa eikä tulevaa puheenjohtajaa, jottei nimitystä pidettäisi palkintona yhdistyksessä toimimisesta. Samalla päätettiin, että tuleva Vuoden sihteeri nimettäisiin tämän suostumuksella yhdistyksen kansainväliseksi yhteyshenkilöksi.

Vuoden sihteerin valinta herätti sen julkisuusarvosta huolimatta ristiriitaisia tunteita jäsenkunnassa. Valintaprosessista vastannut PR-toimikunta esitti vuonna 1995, että yhdistyksen tulisi kokonaan luopua tittelin myöntämisestä. Toimikunnan puheenjohtaja Eeva Haapion mukaan Vuoden sihteerin markkina-arvo oli huomattavasti heikompi, kuin mitä yhdistyksen sisällä kuviteltiin. Lisäksi median edustajat kummeksuivat epädemokraattista ja sisäänpäin lämpiävää valintamenettelyä: pienen työryhmän sijaan koko jäsenkunnan pitäisi päästä valitsemaan ammattikunnan keulakuvaa. Haapio kritisoi myös voimakkaasti aiempia valintoja. Titteli oli toistaiseksi joka kerta myönnetty keski-ikään ehtineelle ja yli 20 vuotta alalla toimineelle yhdistysaktiiville: tällainen henkilö ei hänen mielestään ollut paras mahdollinen käyntikortti imagostaan ja nuorten jäsenten puutteesta huolestuneelle yhdistykselle.

Viimeinen Vuoden sihteeri valittiin 2012.

Onko sihteerinimike jo historiaa?

Sihteerinimikkeellä toimivat ovat vähentyneet vuosi vuodelta – niin kuvaava tehtävänimike kuin onkin. Sihteeriyhdistyksen jäsenistöstäkin löytyy nykyisin melkoinen kirjo nimikkeitä. Työn sisältö on kuitenkin ”sihteerimäinen”.

Yhdistyksen nimen muuttaminen on ollut viimeisen kymmenen vuoden aikana jokaisen yhdistyksen hallituksen mietinnässä. Aina on päädytty lopputulemaan ”ei muuteta”. Yhdistyksellä on pitkä historia tällä nimellä ja tunnettuus saattaisi kärsiä, ellei jopa hävitä.

Reilu vuosi sitten verkkosivu-uudistuksen myötä yhdistyksen hallitus tuoreutti nimeä. Nyt näymme Sihteeriyhdistys – enemmän yhdessä kera raikkaan ilmeen.

Kuvat: 50-vuotishistoriikista Sari Ollikainen

#sihteeriyhdistys #minunsihteeriyhdistys #enemmänyhdessä #ilotoimiayhdessä