Jos mahdollista, pyydä jotakuta lukemaan sinulle tämän blogin ensimmäinen luku ääneen. Laita sitten silmät kiinni ja lähde mielikuvitusmatkalle kanssani.

Kuvitellaan, että Sihteeriyhdistys on suuri yritys, jonka alla on 10 sivutoimipistettä. Nämä ovat yhdistyksen jaostot. Koko yhdistystä johtaa yhdistyksen puheenjohtaja ja hallitus, jossa on varapuheenjohtajan lisäksi 7 jäsentä ja muodostuu sivutoimipisteiden vetäjistä eli puheenjohtajista tai erikseen valituista henkilöistä.

Yhdistyksen puheenjohtajan ohella yhdistystä luotsaa tärkeässä roolissaan yhdistyskoordinaattori. Sivutoimipisteessä johtoryhmän muodostavat jaoston hallituksen jäsenet, joita voivat esimerkiksi olla puheenjohtaja, sihteeri, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, tapahtumakoordinaattori ja tiedottaja. Yhdistyksen jäseniä voidaan katsoa yrityksen osakkaiksi, jotka saavat sivutoimipisteen ja koko yhdistyksen toiminnasta osinkoa, kun ovat maksaneet jäsenmaksunsa. Osinkoa ovat tapahtumat, tutustumistilaisuudet, koulutukset, yhteiset illanvietot. Ihan siis kaikki, mitä yhdistys ja sen jaostot keksivätkään järjestää.

Yhdistyksen hallitus ja sivutoimipisteiden johtoryhmät tekevät työtä tehdäkseen yrityksestä menestyksekkään ja sen osakkaille heidän tarpeitaan tyydyttävän kokonaisuuden. Heitä auttaa yhdistyskoordinaattori, jolla on arvokasta tietoa ja osaamista hyppysissään.

Nyt voit avata silmäsi ja jatkaa blogini lukemista.

Sihteeriyhdistys kutsuu! Olen valmiina!

Minut kutsuttiin Helsingin seudun sivutoimipisteen eli jaoston tiedottajaksi syksyllä 2019, jolloin edeltäjäni oli ilmoittanut haluavansa lopettaa tehtävässään. Jaostolle tuli kiire saada pesti täytettyä. Ei ollut muuta vaihtoehtoa kuin se, että vuoden 2020 en ollut virallinen hallituksen jäsen. Toisin sanoen, jäsenet eivät valinneet minua syyskokouksessa. Olin iloinen saamastani kutsusta ja otin pestin mielihyvin vastaan. Ensimmäinen vuosi meni kuulostellessa ja katsellessa, mitä tehtävä pitää sisällään ja miten asioita tulee hoitaa. Sain hyvin vapaat kädet tehdä ja toteuttaa asioita. Tutustuin kuitenkin edeltäjäni tyyliin ja siihen, mitä jaosto kirjoittaa sosiaalisessa mediassa. Vaikka kirjoitin viime marraskuiseen blogiini miltei samoja ajatuksia, mitä nyt, tuntui tämä tarpeelliselta kirjoittaa.

Tallaan omaa polkuani

Mietin, ja pian teinkin selväksi itselleni, millä tyylillä ja miten voisin tiedottaa asioista. Johtava ajatus oli kuitenkin se, että tiedon pitää saavuttaa kaikki. Kaikkien tulee saada tietoa siitä, mitä on meneillään yhdistystasolla ja jaostotasolla. Viestinnän täytyy olla avointa ja läpinäkyvää. Erityisen painoarvon tälle antoi pandemia-aika, jolloin Helsingin jaosto ei pystynyt järjestämään montaakaan tapahtumaa. Tärkeää oli viestittää, että yhdistystoiminta ei ole kuihtunut, vaan että jaoston hallitustoimijat tekevät kaikkensa toiminnan ylläpitämiseksi. Tiedottajan roolin ydin on, että viesti lähtee säännöllisesti ja erityisesti silloin, kun on viestittävä jostain tärkeästä ja jolle on saatava jäsenten huomio.

Minulle oli tärkeää kuulla jäsenten ääniä. Tänä talvena Helsingin seudun jaostolle toteuttamassani viestintäkyselyssä halusin kuulla jäsenten toiveita viestinnästä. Se antoi vahvistusta ja näkemyksiä omaan toimintaani. Tuloksista oli helppo vetää johtopäätöksiä, miten kannattaa viestiä ja minkälaisista asioista jäsenet haluavat tietää. Se, että tiedän jaoston jäsenten ikäjakauman, on yksi olennainen ohjenuora siihen, miten ja missä viestin.

Vaikka sisimmässäni ymmärrän, ei toimintani ole kaikista modernein, tässä hetkessä se tuntuu istuvan rooliini ja jaoston toimintaan erinomaisesti. Kuitenkin tiedän, että olen vienyt jaoston tiedotusta niin sanotusti ”next levelille” ja suuntaus on oikea.

Muistan, että omat resurssini ovat tässä asiassa rajalliset ja ammennan tiedottajana sitä tietoa ja taitoa, mitä minulla on. Jos yhdistyksessä lähdetään muuttamaan asioita ja käytänteitä, voi olla, että oma työni tulee muuttumaan. Avarakatseisena ihmisenä tämä ei ole minulle ongelma.

Yksi kaikkien, kaikki yhden puolesta

Helsingin seudun jaoston hallitus on ollut minulle tärkeä tukipilari. He ovat ideoineet kanssani asioita, sparranneet minua jäsenkirjeiden sisällöissä, oikolukeneet juttujani ja kannustaneet ideoitani lentoon. Olen saanut hallituksessa arvostetun henkilön roolin, jonka ammattitaitoa kunnioitetaan.

Hallituksen jäsenet ovat olleet poikkeusaikana se porukka, jota olen ehkä eniten nähnyt omasta ystävä-kaveri-tuttavapiiristäni. Leikillisesti sanottuna meidät voisi nähdä miltei perheenä. Olemme tehneet kovasti kaikki työtä oman jaostomme eteen ja teemme sitä edelleen. Vuoden alkupuoliskon aikana olemme saaneet paljon aikaiseksi. Olemme antaneet jäsenten huomata, että yhteisöllisyytemme ei ole kadonnut minnekään. Olemme taas pystyneet tapaamaan toisiamme joissain tapahtumissa, mutta lähinnä verkossa.

Verkostoituminen

Palaan siihen, että yhdistyksemme on kuin yritys, jolla on sivutoimipisteitä. Yhdistyksen jäsenet ovat osakkaita. Välillä meidän on hyvä tavata toisiamme koko yhdistyksen tasolla eli verkostoitua keskenämme. Onhan tämä yksi tärkeä asia koko yhdistyksen toiminnassa. Tämä on asia, jota toivon ja odotan toiminnassamme kovasti.

Turun jaosto on näyttänyt hienoa esimerkkiä kutsumalla koko yhdistyksen jäseniä mukaan erilaisiin mielenkiintoisiin verkkotapahtumiin kevään aikana. Myös omassa jaostossani olemme niin tehneet.

Ajatus siitä, että ottaisin muiden jaostojen viestintäihmisiin yhteyttä, kytee mielessäni. Koska minussa elää pieni sparraaja ja kehittäjä, olen kiinnostunut siitä, miten muiden jaostojen viestijät kokevat roolinsa ja miten he hoitavat oman tonttinsa. Uskon, että varmasti voisimme saada ja antaa toisillemme hyvin paljon.

Verkostoituminen on onnistunut mielestäni erinomaisesti yhdistyksemme pienessä blogityöryhmässä, jossa olemme nyt reilun vuoden aikana tavanneet monesti verkon kautta. Onhan se upea fiilis, kun viisi ennalta toisilleen vierasta, rohkeaa naista tapaavat yhteisen asian äärellä ja laittavat peliin omaa aikaa ja luovuuttaan yhteisen hyödyn eteen. Ja tulos on palkitseva: konkreettinen ja käsinkosketeltava, koko maailmalle avoin! Syksyllä, toivottavasti pääsisimme tapaamaan toisemme ihan kasvokkain ja suunnittelemaan koko yhdistykselle lisää toimivia blogielämyksiä!

Poikkeusaika opettaa

Olen kuluneen vuoden aikana miettinyt kovasti sitä, miten paljon minulla olisi ollut aikaa panostaa tähän tehtävään, jos ei olisi ollut pandemiaa. Voi olla, että en ihan näin intensiivisesti olisi toimeen tarttunut. Olen hyvilläni siitä, että olen

• Oppinut paljon itsestäni ja tavastani tehdä työtä
• Nähnyt, mitä osaan.
• Halunnut kehittää ja suunnitella toimeni sisältöä.
• Tehnyt Helsingin seudun jaoston viestintää entistä tehdä näkyvämmäksi ja tehokkaammaksi.
• Tavannut uusia ihmisiä

Mielestäni olen onnistunut näissä seikoissa hyvin, pyrin yhä parempaan. Pakostikin yhdistystoiminta on myös tullut tutuksi, joskin se on myös tuttua leipätyössäni tekijänoikeusjärjestö Kopioston viestintäassistenttina. Tietyt hallinnolliset kuviot toistuvat molemmissa organisaatioissa.

Nyt on aika nauttia ahkeruuden kasvattamista hedelmistä ja maistaa niiden makuja. Ja jatkaa työtä yhteisen Sihteeriyhdistyksen eteen!

Muistikirja-kuva: Ria Korkiakangas
Muut kuvat: Pixabay