Olet varmaan kuullut sanonnan ”Suomi on yhdistysten luvattu maa”. Mietiskelen omassa päässäni, voiko suomalainen perusmentaliteetti olla talkoohenkisyys ja yhteisöllisyys, kun näin on joskus sanottu? Tämän vuoden elokuun lopussa maassamme oli yhteensä 107871 rekisteröityä yhdistystä mukaan lukien kauppakamarit. (Lähde: Patentti- ja rekisterihallitus)
Nykyisin kaikki työyhteisöt, myös yhdistykset ovat koetuksella, kiitos tästäkin koronapandemian, joka on varmasti koetellut yhteisöllisyyttä. Myös Sihteeriyhdistys on saanut tästä oman kolauksensa. Tapahtuma-ala on kärsinyt eniten ja sihteeriassistentit, jotka tapahtumia ja tilaisuuksia järjestävät, tämä työ on ollut katkolla.
Yhdistysvapaus määritellään Suomessa perustuslaissa turvattuihin poliittisiin perusoikeuksiin. Yhdistyksen määritelmä on luonnollisten henkilöiden, oikeuskelpoisten yhteisöjen tai molempien jotakin tarkoitusta varten perustama organisaatio. Se voi olla rekisteröity, rekisteröimätön tai laissa tai asetuksessa erikseen määritelty yhdistys.
Olen perehtynyt Helsingin seudun jaoston tiedottajan toimikautenani tarkemmin Sihteeriyhdistykseen ja sen rakenteeseen. Se vaikutti jäsenyyteni alkumetreillä kovin monimutkaiselta jaostoineen, toimikuntineen ja hallituksineen. Alun perin kuvittelin, että yhdistys on sellainen, joka perustuu kokonaan vapaaehtoisuuteen eikä sillä ole palkattuja työntekijöitä. Ne tutut yhdistyksen piirteet yhdistyksemme täyttää, että se toimii alueittain, mutta kuitenkin yhdessä, jäsentensä hyväksi. Yhteistoimintaa olenkin kaivannut kovastikin näiden viiden vuoden aikana, joiden aikana olen ollut jäsenenä. Yhteishenki perustuu yhteiseen tekemiseen ja toimintaan, mutta pahuksen korona vei varmasti tästäkin pohjaa. Yhdistyksen ainut palkattu työntekijä on koordinaattori, jonka työnantajana toimii yhdistyksen hallitus ja lähiesimies on yhdistyksen puheenjohtaja. Hän pitää montaa lankaa käsissään ja on täten hyvin korvaamaton ainakin yhdistyksen perustiedon ja monien käytänteiden suhteen.
Yritän parhaani mukaan tässä tekstissä pureutua oman yhdistyksemme ytimeen ja ymmärtämystä yhdistystoiminnasta. Nyt, kun monia tehtäviä on katkolla, voi tätä lukiessa miettiä omaa kompetenssia ja halukkuutta ryhtyä luottamustoimeen.
Yhdistyksen säännöt, kaiken perusta
Pari vuotta sitten Sihteeriyhdistys täytti 60 vuotta. Kun yhdistys perustettiin, siitä laadittiin perustamiskirja, johon on liitettävä yhdistyksen säännöt. Nykyiset säännöt on päivitetty toukokuussa 2021. Jokaisen jäsenen olisi hyvä tutustua niihin, jotta ymmärtäisi yhdistyksen toimintaa pintaa syvemmältä. Kuuluuhan päätösvalta yhdistyksessä kuitenkin jäsenille.
Yhdistyksen säännöissä on mainittava:
1) yhdistyksen nimi;
2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta;
3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot
4) jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja;
5) yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien sekä toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi;
6) yhdistyksen tilikausi;
7) milloin yhdistyksen hallitus ja tilintarkastajat sekä toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään;
8) miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle; sekä
9) miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.
Mikä tätä hommaa pyörittää?
Oletko koskaan miettinyt, mikä Sihteeriyhdistystä tai sen kaltaista yhdistystä pyörittää? Sihteeriyhdistyksen voimavarana on suurimmaksi osaksi vapaaehtoiset ihmiset, jotka ovat innostuneita kehittämään yhdistystä ja omaa osaamistaan, tarjoamaan kaltaisilleen erilaisia tilaisuuksia verkostoitua toistensa kanssa.
Yhdistyksen päätösvaltaa käyttää yhdistyksen kokous eli jäsenkokous. Kokouksia on kaksi vuodessa; kevätkokous ja syyskokous. Jäsenkokouksessa äänivaltaa voi käyttää yhdistyksen varsinainen jäsen, joka on maksanut täysimääräisen jäsenmaksun.
Yhdistyslaissa on mainittu, että yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä ja sillä on oltava puheenjohtaja, joka ei saa olla vajaavaltainen. Hallitus on yhdistyksen toimeenpaneva elin, joka valitaan syyskokouksessa.
Sihteeriyhdistyksen säännöissä sanotaan, että hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä vähintään kuusi ja enintään kymmenen varsinaista jäsentä ja yhtä monta henkilökohtaista varajäsentä. Hallituksen jäsenet pyritään valitsemaan siten, että hallitus edustaa mahdollisimman hyvin alueellisesti jäsenkuntaa. Hallituksen vaalia varten jaostot voivat tehdä esityksen yhdistyksen kokoukselle hallituksen jäsenistä ja henkilökohtaisista varajäsenistä. Halutessaan jaostot voivat esittää yhteistä hallituksen jäsentä.
Hallitus edustaa yhdistystä. Sen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Sihteeriyhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen velvoitteista. Yhdistyksissä hallitukselle myönnetään toimikauden lopussa vastuuvapaus, jos taloudenhoito todetaan huolelliseksi.
Sihteeriyhdistyksen hallituksen tehtävät on lueteltu säännöissä. Hallitus mukaan lukien puheenjohtaja edustaa yhdistystä ja hoitaa sen asioita sääntöjen ja yhdistysten kokousten päätösten mukaisesti. Se ohjeistaa ja valvoo jaostojen toimintaa, valmistelee asiat yhdistyksen kokouksiin ja suunnittelee muuta toimintaa ja kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset. Hallitus vastaa yhdistyksen taloudenhoidosta ja tilinpidosta, laatii yhdistyksen toimintasuunnitelman ja talousarvion, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Jos hallitus kokee tarpeelliseksi, sen jokaisella on oma vastuualueensa.
Hallituksen rooliin kuuluu myös aktiivinen yhdistyksen toiminnan laajentaminen ja eteenpäin vieminen yhdistyksen toiminnan tarkoitusperien mukaan. Se voi asettaa avukseen tarpeelliseksi katsomiaan työryhmiä sekä määrätä niille tehtävät ja toimiajat. Lisäksi hallitus toteuttaa muut yhdistyksen toiminnan edellyttämät tehtävät ja vastaa siitä, että yhdistyksen toiminnasta tiedotetaan asianmukaisesti. Hallitus voi päättää yhdistyksen omaisuuden myymisestä, vaihtamisesta, kiinnittämisestä ja vuokraamisesta.
Sihteeriyhdistyksen toiminnan punainen lanka
Kaikessa toiminnassamme, koko yhdistystasolla sekä paikallistasolla säännöissä määritellyt yhdistyksen tarkoitus tulisi olla toimijoilla kirkkaana mielessä. Sihteeriyhdistyksemme tarkoitus on määritelty säännöissä:
– edistää jäsenistön keskinäistä vuorovaikutusta ja kansainvälisiä yhteyksiä.
– edistää jäsenistön ammatin arvostusta.
– tukea jäsenistön ammatillista kehittymistä.
– edistää ja lisätä jäsenistön tietämystä elinkeinoelämästä ja julkisista palveluista organisaatioille.
Yhdistyksen toimintaohjeisiin on kirjattu, että yhdistyksessä tehty työ perustuu vapaaehtoisuuteen ja jokaisella on oikeus tehdä työtä hyvällä mielellä ja velvollisuudesta auttaa toisia onnistumaan. Jokaisella yhdistyksen jaostolla on oma tapansa toimia. On hyvin suotavaa, että osa toimikuntien jäsenistä vaihtuu vuosittain. Uudet tuovat mukanaan paljon uusia ideoita ja ravistelevat vanhoja totuttuja tapoja.
Tulisitko mukaan yhdistystoimintaan?
Tällä hetkellä Sihteeriyhdistyksellä yhdeksänjäseninen hallitus, joista erovuoroisia on viisi mukaan lukien puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Marraskuussa yhdistyksemme syyskokouksessa valitaan uusia toimijoita, yksi niistä on puheenjohtaja. Nyt on se aika, jolloin Sinun kannattaa miettiä, houkuttelisiko paikka hallituksessa, haluaisitko kokemusta yhdistystoiminnasta ja saada meriittiä omaan ansioluettelosi? Tehtävä hallituksessa on kaksivuotinen.
Sen lisäksi, että yhdistystasolla on syyskokous, on tätä ennen myös kaikkien yhdeksän jaoston pidettävä omat syyskokouksensa, jossa valitaan yhdistyksen hallitukseen toimijoita esitettäväksi yhdistyksen syyskokouksessa.
Jaoston toimielin on jaoston toimikunta, jonka jaoston syyskokous valitsee. Huomion arvoinen asia on se, että yhdistyksen toimintaohjeissa on määritelty jaoston toimikunnan kooksi vähintään kolme jäsentä, jotta se pystyisi toimimaan. Yksi toimii puheenjohtajana, yksi sihteerinä ja kolmas rooli on vapaasti määriteltävissä. Kunkin jaostotasoisen toimijan kausi on myös tässä kaksi vuotta. Vetoankin, että olethan jäsenenä aktiivisesti yhteydessä jaostosi toimikunnan jäseniin, ja tiedustelet tarkemmin tehtävistä, ilmoittaudut rohkeasti ehdokkaaksi!
Kaikessa, mitä yhdistyksen luottamustoimissa tehdään, tehdään jäsenille ja heidän hyväkseen, pyyteettömästi ja korvauksetta. Jäsenet ovat antaneet ikään kuin valtakirjan luottamustoimijoille, ja osoituksen siitä, että he ovat luottamuksenarvoisia. Kaikessa toiminnassa on hyvä pitää huolta siitä, että yhdistys pysyy elinvoimaisena. Tämä korostuu erityisesti näin poikkeusajan jälkeen. Siksi uskallan väittää, että viimeksi mainittuun tarvitaan ihan meitä kaikkia: luottamustoimijoita ja jäseniä. Siksi on tärkeää, että jokaisella olisi rohkeutta yhteisen hyvän eteen toimimiseen.
Evästykseksi Sinulle kehotan lukemaan aikaisemmat blogikirjoitukseni, jossa avaan omaa rooliani Helsingin seudun jaoston tiedottajana ja miten aikanaan päädyin luottamustoimeen. Saisitko siitä perspektiiviä ja rohkaisua?
Tiedonvälittäjän iso jano
Kiitos, että saan olla luottamuksenarvoinen!
Kehotan kysymään matalalla kynnyksellä lisää minulta tai yhdistyskoodinaattorilta, jos mieleesi tulee jotain.
Kuvat: Pixabay
